라이프해커

지난 시간엔 GTD를 한단계 업그레이드 시킨 심플한 생산력 시스템인 ZTD (Zen To Done) 의 기본 개념 및 핵심적인 주장을 소개하여 드렸습니다.

ZTD의 10가지 습관은 ZTD 시스템의 중요한 구성부분입니다.이 글은 'ZTD의 10가지 습관' 시리즈 포스트중 두번째 포스트입니다.

ZTD 습관 2:  처리(Process):

습관:  Inbox (GTD에서 얘기하는 수집함) 에 들어오는 Stuff (수집된 재료들)에 대해서는 어떻게 처리할것인지 바로 결정해야 하여 방치하지 말아야 합니다. Inbox에 들어오는 모든 사안들에 대해서는 적절한 분류가 필요하며 즉각 결정이 필요합니다. Inbox는 적어서 하루에 한번, 필요하면 수시로 정리하는 작업이 필요합니다. 일의 결정 및 처리에 있어서 가장 적당한 타이밍을 놓치는것은 일의 지체 및 지연를 초래합니다.

첫째: Inbox의 갯수에 제한을 두어야 합니다. 체크해야 할 lnbox의 갯수가 많을 경우에는 정력이 분산되며 더 많은 시간을 들여서 멀티 작업을 해야 하므로 시간이 랑비 됩니다. 예를 들어서 종이 노트북이면 노트북 하나를 수집 공구로 사용하는것이 좋으며 GTDinbox 이면 GTDinbox 한개만을 사용하는것이 좋습니다. 현재까지 당신이 Stuff를 수집하는 도경 및 공구들을 리뷰해보고 그들의 가치에 대해서 다시 평가해볼 필요가 있습니다. 불필요한 Inbox는 삭제해야 하며 여러개의 Inbox를 한개나 소수의 몇개의 Inbox로 합병하는것이 바람직합니다. 만약 한가지 Inbox가 불필요하다고 인정되면 일주일동안 포기했다가 다시 사용할지를 재결정할수 있습니다. 혹시 집에서 수집되는 정보를 여러곳에 따로따로 보관해두고 있거나 4개이상의 Email주소를 사용하나요? 가능하면 모든 Email(편지), 직장의 일기록, 학교헤서 필기한것들, 그리고 컴퓨터에서 출력한 파일들, 전화기록 등을 모두 한곳에 보관하세요, 그리고 복수 계정의 메일들은 모두 한곳으로 몰아서 한 계정에서 받도록 하세요.

둘째: Inbox를 관리 합니다. inbox 가 넘쳐나면 거대한 압력을 받게 됩니다. 매일 Inbox를 정리하고 처리 해줘야 합니다. 어떤 Inbox는 여러번 체크가 필요하나 빈번히 체크할 필요는 없습니다. 빈번한 체크는 업무효율을 저하시키며 시간랑비가 됩니다. (Leo 본인은 한시간에 한번씩 Email을 체크한다고 합니다. ) 그러나 하루에 한번도 정리하지 않는것은 금물입니다. 당신의 제일 큰 적은 Stuff (재료) 가 루적되는것입니다.

1. Inbox의 제일 위에서부터 아래로 내려가면서 즉각 대응되는 결정들을 취한다. 빠치거나 뛰여 넘어가거나 결정을 지연시키지 말아야 합니다;

2. 삭제: 필요로 하지 않는것들은 즉각 삭제한다. 삭제하는것은 항상 최고의 선택입니다;

3. 위임: 이 일을 처리하는데 있어서 당신이 적임자가 아니라면 가장 적합한 사람을 찾아서 위임 하세요;

4. 즉시로 처리한다: 2분이나 2분내로 처리가 가능한 일들은 To do list 에 써넣기보다 바로 처리해버리는것이 더 효율적일수 있습니다.

5. 미룬다: 2분이상의 시간을 소요하는 일들에 대해서는 To do list에 기록해넣은후 잠시 후에 다시 처리합니다.

6. 파일을 만든다: 액션이 필요없는 내용들이지만 다른 일에 참고가 될수 있거나 필요로 하는 자료는 즉시 파일처리를 합니다.

7. Inbox 는 항상 비워야 하며 내용을 삭제하거나 파일 처리를 해야 한다. 만약 Inbox에 100개이상의 아이템이 쌓여 있다면 단독으로 임시 폴더를 만들어놓은후 몇시간을 거쳐서 처리해 버린후 Inbox에 들어오는 New Item을 다시 처리합니다.

8. 위의 과정을 반복(순환) 처리하며 최종 Inbox를 비운다. 위에서 설명한바와 같이 만약 Inbox의 수량에 제한을 둔다면 이는 어려운 일이 아닙니다. Inbox를 비운다것은 기분을 상쾌하게 만드는 일입니다. 기억해둘것은 하루종일 Inbox를 처리하지 않는것이며 고정된 시간 (습관된 시간대) 에 처리를 하는것입니다.

From: ZTD Habit 2: Process  (by Leo)
Permalink:  ZTD의 10가지 습관 2 - 처리(Process)