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ZTD의 10가지 습관 7 - 리뷰(Review)

Productivity| 2008. 8. 12. 00:22 | By 라이프해커

ZTD의 10가지 습관ZTD 시스템의 중요한 구성부분입니다. 이 글은 'ZTD의 10가지 습관' 시리즈 포스트중 일곱번째 포스트 입니다.

아무리 우수한 사람일지라도 시간이 지나면 무엇을 잊어버리거나 목표에 대한 집중력이 떨어지거나 또 계획시스템(Planned Syestem)이 균형을 잃을 때가 있다. 정작 바쁜 일과 생활속에서 살다 보면은 아무리 우수한 시스템도 흔들릴 수가 있는것이다. 때문에 매주마다 회고하고 리뷰하는것은 매우 중요하다. 리뷰는 모든 일과 사물들을 재정리 하게 하며 무엇이 가장 중요한지를 파악하게 해준다.

ZTD 습관 7 : 리뷰 -  매주마다 자신의 관리 시스템과 목표를 리뷰한다.

GTD의 매주 회고(weekly review)방식은 우수하다. ZTD의 방식도 기본적으로  변함이 없으나 GTD의 기존 회고 방식에 목표에 대한 리뷰를 추가하고 또 이를 중요시 할것을 강조한다. 매주 회고 부분에서는 일년 목표에 대비한 지난주 달성한 진전사항들을 리뷰하고 또 다음주 어떤 액션을 취할것인가에 관한 계획을 짠다. 효과적인 리뷰는 아래 다섯가지 과정이 포함된다.

1. 장기목표/중간목표/단기목표를 리뷰한다. 개인 인생목표(개인 인생목표를 서면으로 작성해 본적이 없다면 일정한 시간을 내서 작성한다)를 리뷰하고 인생목표의 달성과 관련되는 장기목표- 즉 금년내로 꼭 완성하고 싶은 한가지 목표를 설정(금년도 목표는 여러가지를 많이 설정하지 말고 가능한 딱 한가지만 정한다. 여러가지 목표를 많이 설정하게 되면 집중력이 떨어지게 된다)한다. 금년 목표를 정한다음에는 몇달이후에 달성이 가능한 목표 즉 년도목표에 더욱 가까워질수 있는 중간목표를 설정할수 있다. 그다음엔 중간목표를 달성하기 위하여 나머지 몇주내로 어떤 작은 목표들을 실현 할지를 구체화 할수가 있다. 이런 몇가지 절차를 거친후에 이후의 매주회고는 자신의 목표달성 정황에 대한 더욱 구체적인 리뷰가 될수 있으며 목표에 대한 집중/재확정의 기초가 될수 있다. 위의 과정은 매우 중요하다. 또 오로지 이런 과정을 거쳐야만 자신의 목표에 초점을 맞춰 정확한 방향을 향하여 전진할수 있다. (금방 목표에 대한 리뷰를 실시할때는 10-15분정도의 시간이 걸리며 그 다음주부터는 5분정도의 시간을 내면 된다)

2. 기록(Notes)을 리뷰한다. 만약 당신이 ZTD의 수집(Collect) 방법을 실천하고 있다면 분명 지난주의 기록을 가지고 있을것이다. 대부분 기록들은 일반적으로 다 완료된 내용들이겠지만 그중에서 혹시 빠뜨리고 처리하지 못한 일들은 없는지, 기록을 빠뜨린 전화번호 같은것은 없는지 등 유사한 내용을 발견하는것도 중요하다. 이 부분의 기록은 빨리 훓어보고 지나면 되며 처리되지 않은 기록같은것이 있다면 신속히 재기록 하면 된다. (5-10분 정도의 시간 소요)

3.  지난주의 일정(캘린더)를 리뷰한다. 지난주의 일정표에서 혹시 앞당겨 완성해야 할 일은 없는지 혹은 새롭게 생성된 tasks(할 일)들이 없는지 살펴본다. 그리고 다음주의 일정을 잡아본다. (5분 소요)

4.  리스트를 리뷰한다. 당신이 몇개의 콘텍스트 리스트를 사용하거나 혹은 한개의 To do list를 사용하는지와 상관없이 리스트에 대한 리뷰는 매우 중요하다. 리스트 위에 있는 사항들은 반드시 최신 업데이트된 새로운 내용들이여야 한다. 이미 완료된 사항들은 필로 죽죽 그어버리고 "그다음 해야 할일들", "어느날인가 해야 할 일들(Someday/Maybe List)", 개인 프로젝트 리스트 등을 리뷰한다. (10분 소요)

5. 단기목표를 설정하고 "Big Rocks"(매주의 큰 일들)를 설정한다. 만약 한가지 단기목표를 이미 완성한 상황이라면 위의 1번 사항으로 되돌아가 새로운 단기목표를 하나 추가할수 있다. 만약 아직 단기목표를 실현하지 못한 상황이라면 어떻게 하면 좀 더 세분화한 방법으로 좋은 효과에 도달할수 있는지에 대해 생각해 본다. 단기목표를 실현하기 위한 세분화한 Mini-Tasks를 구체적으로 열거하고 또 다음주 완성해야 할 중대한 일들(Big Rocks)을 일정표에 집어넣는다. 그들을 매일 아침 제일 이른 시간에 집행할수 있도록 시간을 안배하고 또 최우선으로 집행하는것이 바람직하다. 매일 한두가지만 스케줄에 집어넣는것이 쉽고 맞춤하다.

만약 다른 방해요소가 작용하지 않을 경우엔 위의 리뷰과정은 30분의 집중이면 충분하다. 리뷰를 실시할때엔 가능하면 핸드폰과 Email창을 끄는것이 좋으며 인터넷도 완전히 차단시킬수 있다(리스트나 캘린더가 온라인에 작동하고 있을 경우는 제외). 최대한 많은 시간이 들어봤자 45분 정도면 리뷰를 끝낼수 있다.

반드시 기억해둘 사항: 한번에 한가지 목표에만 집중하는것으로 충분하다. 그것들은 반드시 자신이 완료시킬수 있는 목표여야 한다. 필요하다면 그들을 프린트해낼수도 있고 블로그에 포스트 하거나 모든 사람 혹은 친구들에게 알려줄수도 있다. 혹은 Email 알리미 등 수단을 동원하여 수시로 자신에게 목표에 집중할수 있도록 환경을 조성할수도 있다.

Original Article:  Refresh Your Focus Every Week to Achieve More By Leo
2차 저작물: ZTD의 10가지 습관 7 - 회고/리뷰(Review)