태터데스크 관리자

도움말
닫기
적용하기   첫페이지 만들기

태터데스크 메시지

저장하였습니다.

ZTD의 10가지 습관 8 - 단순화(Simplify)

Productivity| 2008. 9. 13. 16:32 | By 라이프해커

ZTD의 10가지 습관ZTD 시스템의 중요한 구성부분입니다. 이 글은 'ZTD의 10가지 습관' 시리즈 포스트중 여덟 번째 포스트입니다.

사용자 삽입 이미지










To do list를 방대하게 작성한 후 모든 일을 다 처리하고자 당신은 가능하게 콘텍스트(Context) 를 기준으로 할 일을 분류해서 일 처리를 해보셨을 것이다(예를 들면 집/회사에서 해야 할 일들, 전화로 처리해야 할일들, 다른 사람에게 맡겨서 처리해야 할 일들 등). 그렇지만 중요한 사실은 매일 리스트업한 일들을 다 '소멸'하는 것은 불가능하다는 것이다. 왜냐하면 매일 쌓이는 일은 반복적이며 압도적이기 때문이다.

리스트를 최대한 간단화 하고 진짜로 중요한 일만 남기면 된다. 아울러 당신은 복잡한 플랜닝 시스템을 더는 필요로 하지 않게 된다.

GTD 시스템의 한가지 문제는 방대한 To do list이다. GTD는 일에 Priority를 두지 않으며 너무나 많은 일을 리스트에 끊임없이 추가시킨다. 그것은 최종 과부하를 가져오며 실패를 가져온다.

ZTD 의 습관 8 - 단순화(Simplify) : 중요한 목표와 일만 남기고 나머지는 생략한다.

최근부터 나는 개인의 GTD 시간관리 시스템을 간단 화하는 실험을 하기 시작했다. 비록 해야 할 일을 긴 리스트로 갖고 있는 것은 여전하지만 나는 더는 리스트를 주시하지 않기로 하였다. 대신 가장 중요한 일에 정력을 집중하고 해야 할 일을 단순화하는데 중점을 두고 있다. 현재 나의 리스트는 최대한 생략되기로 하루에 기본적으로 가장 중요한 3건밖에 없다. 물론 해야 할 작은 일들의 리스트도 갖고 있지만 이 부분은 반 시간만 내서 처리하면 충분하다. 나머지 시간은 가장 중요한 일을 완성하고자 남겨 둔다. 약속시간을 지키고자 캘린더를 알리미로 이용하긴 하지만 사실 캘린더는 도구에 불과할 뿐이지 중요한 시간관리 도구가 아니다. 하루에 처리해야 할 중요한 일은 단 3건 - 나한테 시간관리 도구(Time management tool)라는것은 필요가 없다. 아래는 이와 같은 경지에 이르는 데 필요하다고 생각하는 몇 가지 Key Steps이다.

1. 생략하고 또 생략한다. 시간을 내어서 해야 할 일과 프로젝트들을 리뷰하고 그중에서 얼마나 많은 것을 생략할 수 있는지 고려해 본다. 해야 할 일들의 반을 줄일 수 있는지 도전적으로 고려해 본다. 50건이 있다면 25건으로 줄여본다. 아예 며칠 더 뒤로 미룰 수 있는 일들이 있는지 다시 고려해본다. 어떤 임무는 과거에 정해놓은 것으로 이제는 필요로 하지 않을 수 있고 또 어떤 일들은 다른 사람한테 맡겨서 처리할 수 있다. 불필요한 것을 삭제하고 맡길 일들은 맡겨 보자.

2. 가장 중요한 것을 알아야 한다. 어떻게?  어떤 것이 주요목표이고 어떤 것이 기타 목표인지만 알면 된다. 한가지 목표에 정력을 집중하는 것이 제일 좋으며 동시에 두세 가지도 좋다. 하지만, 동시에 10가지 일을 진행하는 것은 금물이다. '작은 Tasks(할 일)'가 만약 주요 목표를 실현하는데 필수적이라면 그것은 중요한 일이고 그렇지 않으면 아니다.

3. 쉽게 승낙하지 않는다. 당신은 얼마나 많은 프로젝트를 동시에 추진하고 계시는가? 얼마나 많은 별도의 일이나 잔업을 하시는가? 하지만, 모든 것을 다 하는 것은 불가능한 일이다. 당신은 NO를 얘기하실 줄 알아야 하며 자신의 시간을 소중히 여겨야 한다. 이미 YES로 답을 한 상황이라도 여전히 솔직하게 그것은 불가능한 것이라고 상대에게 다시 거절을 할 수는 있다. '나한테 아직도 중요한 몇 가지 프로젝트가 남아 있으며 이제는 나한테 맡겨서 처리하기엔 무리가 따른다.'라고 성실하게 얘기해 줄 수 있다. 결과적으로 당신은 다른 사람한테 주는 승낙을 최대한 줄여야 한다.

4. 정보 래원을 줄인다. 나는 RSS 구독량을 최대한 줄였고 매일의 Email 회신 건수도 줄였다. 최근 일 년간 단 한 가지 신문도 보지 않았다. 오로지 한 가지 잡지와 TV만 가끔 보았었다(DVD제외). 대부분 뉴스는 나에게 하등의 가치도 없다. 삶에 침투되는 각종 불필요한 정보의 원천을 제거하면 불필요한 정보의 출력도 줄일 수 있다.

5. 매주 회고한다. 매주일 시간을 내어 회고(리뷰)를 하며 리뷰과정에서 어떤 것을 생략할 수 있는지 재고려 할 수 있다. 거대한 To do list를 만들어서 자신이 효율적 임을 과시하거나 증명할 필요는 없다.

6. Big Rocks를 완성한다. 매주 회고 과정에서 다음 주 반드시 완성해야 할 가장 중요한 일들을 미리 계획할 수 있는데 그것들이 바로 Big Rocks(매주의 큰일들)이다. Big Rocks로 분류된 항목들은 매일의 일정에서 가장 중요한 일들이며 우선으로 처리해야 할 일 들이다. Big Rocks는 절대 하루의 마감 시간으로 미루지 않는다.

7. 가치를 최대화한다. 여기서 두 신문 작가의 예를 들어 본다: A 작가는 아주 바쁘며 매주일 한 더즌의 작품들을 양산한다. A 작가가 쓴 글은 모두 괜찮지만, 일반적인 글들이 많다. B 작가는 일주일에 글을 딱 한편씩만 발표하지만, 그의 글은 언제나 신문의 메인페이지 헤드라인으로 등장하며 많은 사람 그리고 블로거들은 그의 글을 화제로 하여 인터넷에서 열기 띤 의논을 펼친다. 결국, B 기자는 저널리즘 상을 받게 되였고 유명해졌으며 더 좋은 일자리를 얻게 되였고 자신의 작품도 출판하게 되였다. 아주 극단적인 예이지만 이 스토리에는 이런 의미를 포함하고 있다. '어떤 일들은 장기적인 투입과 노력이 있어야 한다. 또 어떤 일들은 사람을 장기적으로 바쁘게만 할 뿐이다. 하지만, 이런것들이 중요한 것은 아니다. 가장 중요한것은 장기적으로 가치를 생성할 수 일에만 몰두하는 것이다. 그것은 시간이 필요할진 몰라도 장기적으로 당신에게 명예와 부를 가져다 줄 수 있으며 또 장기적인 만족감과 행복함을 느끼게 할 수 있다.'

8. Three MITs : 하루 일정을 어떻게 안배하면 좋은가? 먼저 오늘 하루 완성해야 할 가장 중요한 3가지 일 (MITs)을 종이장위에 적는다(나는 보통 몰스킨을 사용한다.). 사실 이것이 전부이며 끝낸 일은 필로 그어 버리면 된다.가능하면 하루의 모든 시간을 이 3가지 MITs에 돌리고 최소한 반나절의 시간을 투입해야 한다. 당신의 MITs는 바로 이번 주 집행하려고 계획했던 Big Rocks 혹은 오늘 반드시 완성해야 할 임의의 Tasks라고 생각하시면 된다.

9. 작은 일들을 몰아서 처리한다. 일을 진행하다보면 처리해야 할 작은 임무들이 수시로 나타난다. 이런 작은 일들도 제때에 처리하지 않으면 기타 일처리에 영향을 미칠수도 있다. 그런 작은 Tasks를 별도로 기록해놓을 필요가 있다(나는 리스트의 제일 하단에 적어놓고 처리한다.). 작은 Tasks는 그때그때 바로 처리해야 할 필요는 없으며 하루에 30분좌우의 시간을 내서, 중요한 일을 마치고 난 뒤에 (대략 오후 4시정도) 한꺼번에 처리할 수 있다. 이런 작은 일들에 전화하기/Email 회신하기/파일 정리하기 등을 포함시킬수 있고 가능한 신속히 처리하며 또 처리 완료후에는 해당 Task를 리스트에서 지워버린다.이렇게 하루 일을 보고난  뒤에는 일반적으로 할 일은 다 처리하게 된다. 실지 못한 일이 조금 남아있을지라도 중요하지 않은 작은 일이라면 다음날로 미뤄서 처리해도 괜찮다 (Email처리도 마찬가지이다.) - 중요한것은 작은 일을 하루종일 붙잡고 있지 말아야 한다는 것이다. 하루에 한번 혹은 두번정도 시간을 내서 끝을 보면 좋다. 

원문: Eliminate All But the Absolute Essential Tasks By Leo
이차 저작물: ZTD의 10가지 습관 8 - 단순화(Simplify)
저작권 성명: 이 블로그의 모든 ZTD 관련 이차 저작물은 원저작자의 Uncopyright 정책허용하에 발행된 것임을 밝힙니다.
  1. Commented by Dan at 2008.09.14 19:43

    For implementing GTD you can try this web-based application:

    http://www.Gtdagenda.com

    You can use it to manage your goals, projects and tasks, set next actions and contexts, use checklists, schedules and a calendar.
    A mobile version and iCal are available too.

    Hope you like it.