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ZTD의 10가지 습관 9 - 규칙화 (Routines)

Productivity| 2008. 10. 11. 01:58 | By 라이프해커

ZTD의 10가지 습관ZTD 시스템의 중요한 구성부분입니다. 이 글은 'ZTD의 10가지 습관' 시리즈 포스트중 아홉 번째 포스트입니다. 

GTD에 한가지 주요한 결함이 있다면 그 부분은 비구조적인 부분이다. David Allen은 이 부분에서 "Mind like water"의 경지(모든 일에 준비된 마음이나 자세로 일에 대처 하는 것)를 강조하는 것이라고 본다. GTD는 David Allen과 비슷한 사람들에겐 적합할진 모르지만 일반 사람들에게는 약간 혼란을 가져온다. 사람마다 스타일이 틀리며 일부 사람들은 좀 더 틀에 잡힌 (구조적인) 삶을 필요로 한다. 이 부분에 있어선 GTD는 그들의 수요를 만족시켜 주지 못하고 있다.  Via Leo

ZTD의 10가지 습관 9 - 규칙화(Routines): 매주,매일의 일정을 규칙화 한다.

규칙화는 삶을 더욱 심플하고 질서있게 하며 마음의 평온을 가져다 준다. 규칙화된 일정이 없다면 당신은 삶의 inbox에 들어오는 각종 정보에 대해서 NO를 얘기하기가 어렵다. 당신의 시간을 소모하려는 여러 사람들의 요구나 당신의 주의력을 빼앗가가려는 각종 웹사이트의 유혹 등은 당신에게 방해요소로 작용한다. 누구나 자신의 삶을 컨트롤 해나갈수 있어야 하며 규칙화된 삶에 대해서 요해 해둘 필요가 있다. 아래에 몇가지 팁들을 열거해 본다.

1. 업무상 임무(Work Tasks): 매주 근무일 시간내에 완성해야 할 모든 일들을 리스트로 열거한다. 여기에 매주 회고(Weekly Review), 리포트/서류 작성하기와 같은 작은 일들/매일 Inbox 비우기/하루의 일을 시작하기전 그날 가장 중요한 일(MIT)정하기/목표에 대한 리뷰/업무 보고 쓰기/Email Inbox 비우기/전화 처리 등 내용을 포함시킨다.

2. 개인 임무: 개인 임무에는 운동하기/yoga/명상/일기 쓰기/책과 RSS Feed일기 혹은 세탁/쇼핑/아이 보살펴 주기/은행 가기... 등인데 이런 개인적인 임무들에 대해서도 리스트를 작성한다.

3. 일괄 처리: 작성된 리스트상 몰아서 처리할수 있는 일이 있는지 잘 살펴본다. 이는 시간을 절약하고 방해를 피하기 위함이다. 예를 들어 쇼핑/은행 가기/우체국 가기/애완동물 상점 가기 등은 어느 하루 시간을 정해서 함께 처리할 수 있다. 마찬가지로 전화하기와 이메일 처리 등 비슷한 일들을 몰아서 어느 한 시간대에 일괄 처리 할 수 있다.

4. 매일의 리스트: 매일 중복하여 처리하는 일은 시간대를 고정하여 처리하면 되며 매일 중복된 내용의 리스트와 스케줄을 짤 필요가 없다. 예를 들면 이메일 처리/전화 하기/MIT 설정/일기 쓰기/운동/RSS 읽기/inbox 비우기... 등이다. 개인적으로 건의하고 싶은 방법이 있다면 매일 아침의 일정(집에서 해야 할 일과 업무를 구분)매일의 일과가 끝날 무렵의 일정(업무를 마칠 무렵과 하루 일을 마칠 무렵의 일정을 구분) 등을 고정시키는 것이다.

5. 매주의 리스트: 집안 청소/운동/세탁/정원 가꾸기 등 매주 한 두번씩 꼭 반복 처리해야 할 일들이 있는데 이런 일들은 규칙화를 고려 할수 있으며 가능하면 분산시켜서 처리하는 것이 좋다. 하루의 일정을 빼곡하게 만들 필요는 없고 가능하면 하루에 1-2건씩 처리하는 것이 이상적이다. 만약 처리해야 할 일들이 하루에 3-4건 이상이라면 가장 중요한 한 두가지만 처리하는것으로 단순화를 고려해볼수 있다.

6. 집행: 매일/매주 규칙적으로 처리해야 할 일들(daily and weekly routines)을 설정해놓은 후에는 당연히 집행해야 한다. daily routines에 대해서는 적어서 일주일동안 주의력을 기울여 꾸준히 실천을 해보고 매주가 결속될때마다 다시 한번 결과를 리뷰해 본다. 결과가 안 좋을 경우엔 약간의 조절을 시도한다. 마찬가지로 weekly routines에 대해선 적어서 2주이상을 견지하고 나서 효력을 검토해보며 필요하면 조절을 한다.

7. 끈기: 규칙화 (Routines)는 이론상으로는 쉽지만 꾸준히 견지하려면 끈기가 필요하다. 일단 자신에게 잘 들어 맞는  Routines를 발견했을 경우엔 적어서 30일 이상을 견지해봐야 한다. 30일 이상을 견지하게 되면 그것은 좋은 습관으로 고정된다. 어떻게 해야 30일간을 견지할수 있을가? 이 것을 하나의 도전으로 받아들이고 개인적인 고무 격려/주위의 사람들에게 알리기/일정을 써서 책상이나 벽에 붙이기 등 적극적인 방법을 시도해 볼수 있다. 규칙화와 관련된 습관을 집중적으로 배양하기 위해선 기타 목표나 습관의 개변 등은 동시 시도 하지 않는 것이 좋다. (습관 고치기 관련 팁: 일주일을 살찌우는 나만의 켐페인)

Resource: Optimize Your Productivity with Daily, Weekly Routines By Leo
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